Erasmus dokumenti

Ukoliko se prijavljujete na otvoreni Erasmus+ poziv, potrebno je da to učinite u dva koraka:

1. ispuniti online prijavu
2. dostaviti tražene dokumente putem emaila na erasmus@unsa.ba

Kako preuzeti i pripremiti tražene dokumente je objašnjeno ispod:

NOMINACIJSKO PISMO (preuzmi ispod)

• Student popunjava tražene informacije i dostavlja dokument odgovornom licu (prodekan/ica). Odgovorno lice unosi ostale podatke u zvanični format institucije (memorandum), potpisuje dokument, pečat i vraća ga kandidatu.
• Osoblje popunjava tražene informacije i dostavlja dokument odgovornom licu (dekanu/ici odnosno imenovanom prodekan/ici).
• Molimo da se posebno obrati pažnja na tačnost i potpunost unesenih podataka, jer netačne ili nepotpune informacije u nominacijskom pismu mogu dovesti do diskvalifikacije prijave.
• Vodite računa da nominacijsko pismo mora biti na memorandumu članice UNSA. Prijava neće biti razmatrana ukoliko nominacijsko pismo ne bude na memorandumu (naglasite ovo prilikom slanja na potpis).

PREPIS OCJENA

• Dostavljate oficijelni prepis ocjena predmeta koje imate do trenutka prijave.
• Prepis ocjena preuzimate od studentske službe i samo će se taj uzeti u obzir kao važeći.
• Ukoliko nije drugačije naglašeno u ovom dijelu, nije potrebno dostavljati prepis ocjena na engleskom jeziku u ovoj fazi prijave

ISKAZANI INTERES (PRE-ACCEPTANCE)

• Ukoliko se prijavljujete za teaching ili training (osim za staff week), potrebno je da dostavite dokaz o iskazanom interesu (tzv. pre-acceptance) da vas ugoste od potencijalnog domaćina (dovoljan je email kao dokaz).
• Podršku daje direktni potencijalni domaćin (npr. profesor/ica za teaching mobility, osoba iz HR službe za training mobility i slično, zavisno od vašeg odjela iz kojeg dolazite). Ako nemate direktan kontakt, možete se obratiti njihovom Uredu za međunarodnu saradnju partnerske institucije da vas spoje sa nekim, uz napomenu da se tek prijavljujete na otvoreni poziv i da prema našim kriterijima ste u obavezi dostaviti dokaz o iskazanom interesu (pre-acceptance) da vam budu domaćini.
• Ukoliko nije drugačije naglašeno u konkursu, nije potrebno da bude u formi pozivnog pisma.
• Ukoliko ne dobijete odgovor, priložite email koji ste poslali kao dokaz.
• Vodite računa da nekad treba vremena da dobijete odgovor, tako da ako pošaljete upit par dana prije isteka roka za prijavu, pre-acceptance vjerovatno nećete dobiti.
• Komunikacija može biti na engleskom ili jeziku zemlje, ukoliko ga kandidat poznaje.
• Iskazani interes - pre-acceptance pomaže kolegama na inostranoj instituciji da vam lakše odrede domaćina, odnosno da i brže dobijete odgovor da li je vaša mobilnost odobrena ili ne.
• Dobijeni iskazani interes (pre-acceptance) ne znači da vam je mobilnost automatski odobrena!
• Ako se radi o staff week-u, onda nije potrebno dostavljati „dokaz o iskazanom interesu” jer se radi o programu sa unaprijed definisanim domaćinima i agendom aktivnosti.

POZIVNO PISMO

• Pozivno pismo (invitation/pre-acceptance letter) u Erasmus programu je oficijelni dokument kojim inostrana visokoobrazovna institucija potvrđuje da je spremna ugostiti studenta ili osoblje na mobilnosti. U njemu se obično navode podaci o kandidatu, period planirane mobilnosti, svrha dolaska (studije, predavanja ili obuka), te ime i kontakt osobe domaćina.
• Dokument je najčešće u formi dopisa na memorandumu institucije, sa potpisom i pečatom.
• Dobijeno pozivno pismo ne znači da vam je mobilnost automatski odobrena!
• Pismo se uglavnom izdaje na engleskom jeziku, osim ako se mobilnost ostvaruje unutar regiona gdje se može koristiti i lokalni jezik.

IZJAVA STUDENTA DA PRIPADA TOP-UP KATEGORIJI (preuzmi ispod)

• Većina institucija (domaćin) su obezbijedile dodatnu finansijsku podršku (do 250 €) za studente koji dolaze iż otežanih situacija za studiranje. Ukoliko pripadate nekoj od kategorija, uz svoju prijavu dostavljate i Izjavu da pripadate jednoj od navedenih grupa sa otežanim pristupom studiranju (+ dokaz o posebnom stausu - pročitajte vodič - ispod)

CV (BIOGRAFIJA)

• Biografiju (CV) dostavljate na engleskom jeziku.
• CV treba da bude u formatu kao što je Europass ili slično. Ukoliko imate univerzitetske linkove vašeg profila, svakako ih navedite u biografiji.

UGOVOR O UČENJU (preuzmi ispod)

• Ugovor o učenju (Learning Agreement for Studies) je zvanični dokument Erasmus+ programa u koji se unose predmeti ili aktivnosti koje će student pohađati na inostranoj visokoobrazovnoj instituciji, zajedno sa njihovim odgovarajućim predmetima ili aktivnostima na UNSA radi priznavanja. Dokument student priprema u konsultaciji sa prodekanom ili koordinatorom za međunarodnu saradnju na matičnoj instituciji, uz dodatne konsultacije sa voditeljem odsjeka i/ili predmetnim profesorima. U tabeli A navode se predmeti koji će se slušati u inostranstvu, dok se u tabeli B upisuju predmeti koji će biti priznati po završetku mobilnosti, a ukupan broj unesenih predmeta treba iznositi od 20 do 30 ECTS bodova, u skladu sa pravilima inostrane i matične institucije.
• Prodekan za međunarodnu saradnju je potpisnik ugovora o učenju i odgovoran je da vodi računa o usklađenosti predmeta, a dokument se ispunjava i dostavlja na engleskom jeziku, najprije u elektronskom (Word) formatu, a potom, nakon potpisivanja od strane studenta i prodekana, u skeniranoj verziji kao dio prijavne dokumentacije. Prilikom pripreme treba voditi računa da proces usaglašavanja i potpisivanja može potrajati nekoliko dana, te je preporuka da se ne čeka posljednji rok za prijavu.
• Može se desiti da vam formular za ugovor o učenju pošalje institucija domaćin sa unaprijed ispunjenim podacima.
• Prilikom ispunjavanja Ugovora o učenju unosite podatke o svom fakultetu ili akademiji, Erasmus kod je isti za sve: BA SARAJEV01, a kontakt osoba je prodekan/ica. 

UGOVOR O MOBILNOSTI (OSOBLJE)

• Ugovor o mobilnosti za predavanja (Mobility Agreement for Teaching) je zvanični dokument Erasmus+ programa u kojem nastavno i naučno osoblje Univerziteta u Sarajevu definiše planirane aktivnosti i teme svojih predavanja na inostranoj visokoobrazovnoj instituciji. Dokument priprema nastavno/naučno osoblje, unoseći informacije o predloženim predavanjima, ciljevima i motivaciji mobilnosti te očekivanim rezultatima. Tokom jedne radne sedmice (5 radnih dana) potrebno je osigurati ukupno osam sati predavanja, koja uključuju direktan rad sa studentima. Ukoliko osam sati nije moguće ostvariti isključivo kroz predavanja, dozvoljeno je kombinovati dio sati sa drugim akademskim aktivnostima poput sastanaka, radionica ili predstavljanja UNSA (npr. 4h predavanja + 4h drugih aktivnosti). Sve aktivnosti moraju biti jasno opisane i dokumentovane u ugovoru.
• Potpisnik ugovora je dekan/direktor/ica matične institucije, ili prodekan/ica ukoliko je za tu svrhu ovlašten. Dokument se ispunjava na engleskom jeziku, a nakon usaglašavanja plana i programa potpisuju ga osoblje i dekan/ica, te se skeniran koristi kao sastavni dio prijavne dokumentacije. Budući da priprema i potpisivanje ugovora može potrajati nekoliko dana, preporučuje se da se sa izradom započne na vrijeme, a ne neposredno pred rok za prijavu.
• Ugovor o mobilnosti za obuku (Mobility Agreement for Training) je dokument u kojem se definišu aktivnosti koje osoblje Univerziteta u Sarajevu planira tokom boravka na inostranoj visokoobrazovnoj instituciji. Najčešće ga koriste nenastavno osoblje uključeno u procese internacionalizacije, ali u određenim slučajevima i nastavno osoblje, posebno kada se mobilnost odnosi na stručne obuke. U dokumentu se navode planirane aktivnosti (obuke, radionice, sastanci, istraživanja), ciljevi i motivacija za mobilnost te očekivani rezultati. Najčešći oblik ove mobilnosti je učešće na Staff Week-u, odnosno međunarodnoj sedmici obuke, sa fokusom na Erasmus+, međunarodnu saradnju i mobilnosti.
• Potpisnik ugovora je dekan/direktor/ica matične institucije, a u određenim slučajevima i prodekan/ica ovlašten od strane dekana. Dokument se ispunjava na engleskom jeziku, a nakon usaglašavanja potpisuju ga osoblje i dekan/ica, te se skenirana verzija prilaže uz prijavu. Kako je za pripremu i potpisivanje potrebno nekoliko dana, preporuka je da se proces započne dovoljno rano.

DOKAZ O POZNAVANJU STRANOG JEZIKA

• Dokaz o poznavanju stranog jezika je certifikat ili potvrda kojom kandidat dokazuje poznavanje jezika na kojem će se odvijati nastava ili aktivnosti na instituciji domaćinu. Najčešće se traži minimalni nivo B1 ili B2 prema CEFR standardu, a prihvaćeni dokazi uključuju međunarodno priznate certifikate (npr. TOEFL, IELTS, Cambridge, Goethe, DELE, DELF, itd.), certifikate škola za strane jezike u BiH sa naznačenim nivoom, potvrde iz studentske službe UNSA o slušanju nastave na stranom jeziku, potvrde o studiranju stranog jezika ili, u iznimnim slučajevima, dokaz o školovanju na stranom jeziku.
• Dokument mora biti zvaničan, sa potpisom i pečatom izdavača, i dostavlja se u skeniranom obliku (najčešće PDF).
• Priprema i pribavljanje certifikata ili potvrde može potrajati, pa se savjetuje da se ne čeka posljednji dan za prijavu.

MOTIVACIJSKO PISMO

• Motivacijsko pismo (Motivation Letter) je kratko pismo od jedne stranice u kojem kandidat objašnjava zašto je idealan za mobilnost, navodeći svoja interesovanja, postignuća i razloge za prijavu. Otprilike 80% teksta treba da se fokusira na lične uspjehe, vještine i motivaciju, dok 20% treba posvetiti instituciji domaćinu i objašnjenju zašto bi kandidatu odgovarala baš ta mobilnost. Pismo potpisuje kandidat, a sastavlja ga na engleskom jeziku (ili jeziku zemlje domaćina ukoliko ga poznaje). Finalna verzija se skenira i dostavlja sa ostalom dokumentacijom.